Zapytanie ofertowe

Gmina Pieniężno zaprasza do złożenia oferty w ramach zapytania ofertowego dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro na opracowanie dokumentacji aplikacyjnej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego, Działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych w ramach projektu pn.: „Cyfrowe usługi publiczne w Gminie Pieniężno”.

(Kod CPV: 71.24.10.00-9 Studia wykonalności, Usługi doradcze, analizy)

1.             Tryb udzielenia zamówienia

1)   Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r, Prawo zamówień publicznych w imieniu i na rzecz Gminy Pieniężno, ul. Generalska 8, która jest Zamawiającym usługę i podpisującym umowę z wybranym Wykonawcą.

2)   Zapytanie ofertowe uwzględnia zasady konkurencyjności zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

2.        Określenie przedmiotu zamówienia oraz terminu realizacji

1)   Przedmiotem zamówienia jest wykonanie dokumentacji przez Wykonawcę na rzecz zamawiającego w poniższym zakresie:

a)      Wykonanie dokumentacji koniecznej do ubiegania się o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, Działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych ramach projektu pn.: „Cyfrowe usługi publiczne w Gminie Pieniężno” (szacowany koszt projektu: 600000), w tym:

• opracowania Studium Wykonalności dla projektu, obejmujące w szczególności analizę techniczną, finansową i ekonomiczną;
• opracowanie wniosku o dofinansowanie Projektu wraz z wymaganymi załącznikami;

b)      Zamówienie obejmuje również:

• przygotowanie ewentualnych wyjaśnień i uzupełnień w trakcie oceny formalnej i merytoryczno- technicznej projektu,
• w przypadku decyzji Zamawiającego o wdrożeniu procedury odwoławczej sformułowanie protestu wraz z uzasadnieniem.

2)   Opracowania, o których mowa powyżej należy wykonać zgodnie z instrukcją, wytycznymi i innymi dokumentami wymienionymi w aktualnym regulaminie konkursu w ramach działania 3.1 RPO WWM „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych" (dostępne na stronie internetowej https://rpo.warmia.mazury.pl ).

3)   Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w następujących terminach:

a)      Do dnia 22 czerwca 2018 r. w ramach najbliższego konkursu z działania 3.1 RPO WiM "Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych" (planowany koniec naboru — 29 czerwca 2018 r.).

b)      W przypadku zmiany terminu składania aplikacji — co najmniej 5 dni przed końcem terminu.

4)   Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę w/w usług.

5)   Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.

6)   Weryfikacja opracowań, o których mowa w pkt. 2 ppkt 1 odbywać się będzie drogą elektroniczną, etapami, w terminach wzajemnie uzgodnionych, przesyłając dokumenty na adres e-mail: urzad@pieniezno.pl lub informatyk@pieniezno.pl.

3.        Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:

Daniel Piotrkowski – Sekretarz Gminy Pieniężno, tel. (55) 237 4600 (od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 - 12:00)

Wojciech Stachura – Informatyk Urzędu Miejskiego w Pieniężnie, tel. (55) 237 4680 (czwartek w godzinach 9:00 - 12:00)

4.        Opis wymagań stawianych Wykonawcy:

1)   W postępowaniu publicznym mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia - Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wiedzę i doświadczenie, co należycie udokumentuje tj. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał następujące usługi:

a)    Co najmniej 2 usług, w ramach której opracował dokumentację aplikacyjną tj.: Studium Wykonalności (lub jego elementy) obejmujące analizę techniczną, finansową i ekonomiczną dla projektu o wartości min. 500 tys. zł brutto, dotyczącego informatyzacji, który swoim zakresem obejmował zakup sprzętu informatycznego, oprogramowania oraz wdrożenie w JST lub jednostce organizacyjnej min. 3 usług na 4 (transakcja) lub 5 (personalizacja) poziomie dojrzałości, na podstawie której Wnioskodawcy przyznano dofinansowanie ze środków zewnętrznych — zgodnie załącznikiem nr 2.

b)   Złożenie oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3.

c)    Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

d)   Złożenie oferty oznacza akceptację wszystkich warunków zamówienia.

e)    Niespełnienie choćby jednego warunku skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy

Ocena spełnienia wyżej wskazanych warunków nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń oraz dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie w/w usług, tj.: referencji lub protokołów odbioru usług pochodzących od jednostek sektora finansów publicznych.

5.        Rozliczenie przedmiotu zamówienia:

1)        Zapłata wynagrodzenia za zrealizowane usługi będzie dokonana na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT.

2)        W przypadku odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, wynagrodzenie nie zostanie wypłacone.

3)        Wynagrodzenie opisane powyżej będzie płatne przelewem bankowym z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie do 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół odbioru wykonanych usług.

6.        Opis sposobu wyboru najkorzystniejszej oferty:

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich wagą:

a)    Cena oferty (Wartość wynagrodzenia brutto) - 80%

b)    Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4.1.1. (Doświadczenie) - 20%

LP = A + B, gdzie:

LP — łączna liczba punktów

A - liczba punktów uzyskanych w kryterium „Cena"

B - liczba punktów w kryterium Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4

1)        Przy ocenie kryterium „Cena" zostanie wykorzystany wzór:

Cena najniższa z ważnych ofert (CN)

A=                                                                             X 80 pkt

Cena badanej ofert (CO)

W tym kryterium oferty oceniane będą w skali punktowej od 0 do 80 punktów.

Maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium Cena wynosi 80 pkt.

2)        Ocena kryterium „Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4 (Doświadczenie) zostanie wykorzystany wzór:

W kryterium „Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4 (Doświadczenie) punkty zostaną przyznane, zgodnie z zasadą:

Ilość wykonanych usług:

W tym kryterium można uzyskać maksymalnie 20 pkt.

3)        Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalną ilość punktów jaką może osiągnąć oferta wynosi 100 pkt.

4)        W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty wg następującej zasady:

A+D

Wg zasad przedstawionych powyżej = …………… punktów

Wyjaśnienia:

A — ilość punktów uzyskanych w kryterium Cena

D — ilość punktów uzyskanych w kryterium Doświadczenie Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt.

5)        Zamawiający zastosuje zaokrąglanie wyników do dwóch miejsc po przecinku.

Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która spośród ofert niepodlegających odrzuceniu otrzyma najwyższą ilość punktów.

7.        Miejsce i termin składania ofert:

Oferty należy składać w formie papierowej osobiście w siedzibie Urzędu Miejskiego w Pieniężnie, ul. Generalska 8, w Sekretariacie pok. nr 14 lub pocztą na adres: Urząd Miejski w Pieniężnie, ul. Generalska 8, 14-520 Pieniężno, w terminie do dnia 6 czerwca 2018 r. do godz. 12:00, w zamkniętej kopercie opisanej „Cyfrowe usługi publiczne w Gminie Pieniężno”.

Za ofertę złożoną w terminie uznaje się datę i godzinę wpływu do Urzędu Miejskiego w Pieniężnie. Wyniki postępowania zostaną opublikowane na stronie internetowej bip.pieniezno.pl

8.             Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawartej umowy:

1)   termin realizacji umowy — zgodnie z ogłoszeniem

2)   Kary - Ustala się kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:

a)    Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną:

• Za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę wskutek okoliczności, za które odpowiada Zamawiający - w wysokości 10% wynagrodzenia umownego;
• Za opóźnienie w dostarczeniu danych wskazanych w pkt. 2 - w wysokości 2% wynagrodzenia umownego za każdy dzień opóźnienia

b)    Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:

• Za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego wskutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca - w wysokości 10% wynagrodzenia umownego,
• Za opóźnienie w wykonaniu umowy - wysokości 2 % wynagrodzenia umownego za każdy dzień opóźnienia.

c)    Powyższe kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Wykonawcę i Zamawiającego odszkodowania przewyższającego ich wysokość aż do wysokości faktycznie poniesionej szkody,

d)    Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy odsetki ustawowe za opóźnienie za każdy dzień opóźnienia w uregulowaniu wynagrodzenia.

3)   Wynagrodzenie — zgodnie z wybraną ofertą

4)   Termin płatności — zgodnie z ogłoszeniem

9.             Wymogi co do przygotowania oferty:

1)   Oferta powinna być przygotowana na formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2)   O wynikach konkursu Zamawiający zawiadomi na stronie bip.pieniezno.pl

3)   Termin zawarcia umowy zostanie wyznaczony przez Zamawiającego w informacji skierowanej do Wykonawcy wybranego do realizacji zamówienia

4)   Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz oferty

Załącznik nr 2 - Wykaz wykonanych usług

Zapytanie ofertowe

Gmina Pieniężno zaprasza do złożenia oferty w ramach zapytania ofertowego dla zamówień o wartości nie przekraczającej wyrażonej w złotych równowartości 30 000 euro na opracowanie dokumentacji aplikacyjnej w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego, Działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych w ramach projektu pn.: „Cyfrowe usługi publiczne w Gminie Pieniężno”.

(Kod CPV: 71.24.10.00-9 Studia wykonalności, Usługi doradcze, analizy)

1.             Tryb udzielenia zamówienia

1)   Postępowanie prowadzone jest na podstawie art. 4 pkt. 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r, Prawo zamówień publicznych w imieniu i na rzecz Gminy Pieniężno, ul. Generalska 8, która jest Zamawiającym usługę i podpisującym umowę z wybranym Wykonawcą.

2)   Zapytanie ofertowe uwzględnia zasady konkurencyjności zawarte w Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020.

2.        Określenie przedmiotu zamówienia oraz terminu realizacji

1)   Przedmiotem zamówienia jest wykonanie dokumentacji przez Wykonawcę na rzecz zamawiającego w poniższym zakresie:

a)      Wykonanie dokumentacji koniecznej do ubiegania się o dofinansowanie w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Warmińsko-Mazurskiego na lata 2014-2020, Działanie 3.1 Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych ramach projektu pn.: „Cyfrowe usługi publiczne w Gminie Pieniężno” (szacowany koszt projektu: 600000), w tym:

·      opracowania Studium Wykonalności dla projektu, obejmujące w szczególności analizę techniczną, finansową i ekonomiczną;

·      opracowanie wniosku o dofinansowanie Projektu wraz z wymaganymi załącznikami;

b)      Zamówienie obejmuje również:

·      przygotowanie ewentualnych wyjaśnień i uzupełnień w trakcie oceny formalnej i merytoryczno- technicznej projektu,

·      w przypadku decyzji Zamawiającego o wdrożeniu procedury odwoławczej sformułowanie protestu wraz z uzasadnieniem.

2)   Opracowania, o których mowa powyżej należy wykonać zgodnie z instrukcją, wytycznymi i innymi dokumentami wymienionymi w aktualnym regulaminie konkursu w ramach działania 3.1 RPO WWM „Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych" (dostępne na stronie internetowej https://rpo.warmia.mazury.pl ).

3)   Przedmiot zamówienia zostanie zrealizowany w następujących terminach:

a)      Do dnia 22 czerwca 2018 r. w ramach najbliższego konkursu z działania 3.1 RPO WiM "Cyfrowa dostępność informacji sektora publicznego oraz wysoka jakość e-usług publicznych" (planowany koniec naboru — 29 czerwca 2018 r.).

b)      W przypadku zmiany terminu składania aplikacji — co najmniej 5 dni przed końcem terminu.

4)   Zamawiający zastrzega obowiązek osobistego wykonania przez Wykonawcę w/w usług.

5)   Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych ani wariantowych.

6)   Weryfikacja opracowań, o których mowa w pkt. 2 ppkt 1 odbywać się będzie drogą elektroniczną, etapami, w terminach wzajemnie uzgodnionych, przesyłając dokumenty na adres e-mail: urzad@pieniezno.pl lub informatyk@pieniezno.pl.

3.        Osobami uprawnionymi do kontaktu z Wykonawcami są:

Daniel Piotrkowski – Sekretarz Gminy Pieniężno, tel. (55) 237 4600 (od poniedziałku do piątku w godzinach 9:00 - 12:00)

Wojciech Stachura – Informatyk Urzędu Miejskiego w Pieniężnie, tel. (55) 237 4680 (czwartek w godzinach 9:00 - 12:00)

4.        Opis wymagań stawianych Wykonawcy:

1)   W postępowaniu publicznym mogą wziąć udział wykonawcy, którzy spełniają warunki dotyczące posiadania wiedzy i doświadczenia - Zamawiający uzna ten warunek za spełniony, jeżeli Wykonawca wykaże, że posiada wiedzę i doświadczenie, co należycie udokumentuje tj. wykaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, wykonał następujące usługi:

a)    Co najmniej 2 usług, w ramach której opracował dokumentację aplikacyjną tj.: Studium Wykonalności (lub jego elementy) obejmujące analizę techniczną, finansową i ekonomiczną dla projektu o wartości min. 500 tys. zł brutto, dotyczącego informatyzacji, który swoim zakresem obejmował zakup sprzętu informatycznego, oprogramowania oraz wdrożenie w JST lub jednostce organizacyjnej min. 3 usług na 4 (transakcja) lub 5 (personalizacja) poziomie dojrzałości, na podstawie której Wnioskodawcy przyznano dofinansowanie ze środków zewnętrznych — zgodnie załącznikiem nr 2.

b)   Złożenie oświadczenia Wykonawcy o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu zgodnie ze wzorem stanowiącym załącznik nr 3.

c)    Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę.

d)   Złożenie oferty oznacza akceptację wszystkich warunków zamówienia.

e)    Niespełnienie choćby jednego warunku skutkować będzie wykluczeniem wykonawcy

Ocena spełnienia wyżej wskazanych warunków nastąpi na podstawie przedstawionych przez Wykonawcę oświadczeń oraz dokumentów potwierdzających prawidłowe wykonanie w/w usług, tj.: referencji lub protokołów odbioru usług pochodzących od jednostek sektora finansów publicznych.

5.        Rozliczenie przedmiotu zamówienia:

1)        Zapłata wynagrodzenia za zrealizowane usługi będzie dokonana na podstawie wystawionej przez Wykonawcę faktury VAT.

2)        W przypadku odrzucenia wniosku z przyczyn formalnych, za które ponosi odpowiedzialność Wykonawca, wynagrodzenie nie zostanie wypłacone.

3)        Wynagrodzenie opisane powyżej będzie płatne przelewem bankowym z rachunku Zamawiającego na rachunek Wykonawcy wskazany na fakturze, w terminie do 21 dni od dnia doręczenia Zamawiającemu prawidłowo wystawionej faktury. Podstawą do wystawienia faktury będzie protokół odbioru wykonanych usług.

6.        Opis sposobu wyboru najkorzystniejszej oferty:

Przy wyborze oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami i ich wagą:

a)    Cena oferty (Wartość wynagrodzenia brutto) - 80%

b)    Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4.1.1. (Doświadczenie) - 20%

LP = A + B, gdzie:

LP — łączna liczba punktów

A- liczba punktów uzyskanych w kryterium „Cena"

B- liczba punktów w kryterium Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4

1)        Przy ocenie kryterium „Cena" zostanie wykorzystany wzór:

Cena najniższa z ważnych ofert (CN)

A=                                                                             X 80 pkt

Cena badanej ofert (CO)

W tym kryterium oferty oceniane będą w skali punktowej od 0 do 80 punktów.

Maksymalna ilość punktów, jaką może uzyskać oferta w kryterium Cena wynosi 80 pkt.

2)        Ocena kryterium „Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4 (Doświadczenie) zostanie wykorzystany wzór:

W kryterium „Ilość wykonanych usług, zgodnie z pkt. 4 (Doświadczenie) punkty zostaną przyznane, zgodnie z zasadą:

Ilość wykonanych usług:

W tym kryterium można uzyskać maksymalnie 20 pkt.

3)        Oferty oceniane będą punktowo. Maksymalną ilość punktów jaką może osiągnąć oferta wynosi 100 pkt.

4)        W trakcie oceny ofert kolejno rozpatrywanym i ocenianym ofertom przyznawane będą punkty wg następującej zasady:

A+D

Wg zasad przedstawionych powyżej = …………… punktów

Wyjaśnienia:

A — ilość punktów uzyskanych w kryterium Cena

D — ilość punktów uzyskanych w kryterium Doświadczenie Oferta może uzyskać maksymalnie 100 pkt.

5)        Zamawiający zastosuje zaokrąglanie wyników do dwóch miejsc po przecinku.

Za najkorzystniejszą uznana zostanie oferta, która spośród ofert niepodlegających odrzuceniu otrzyma najwyższą ilość punktów.

7.        Miejsce i termin składania ofert:

Oferty należy składać w formie papierowej osobiście w siedzibie Urzędu Miejskiego w Pieniężnie, ul. Generalska 8, w Sekretariacie pok. nr 14 lub pocztą na adres: Urząd Miejski w Pieniężnie, ul. Generalska 8, 14-520 Pieniężno, w terminie do dnia 6 czerwca 2018 r. do godz. 12:00, w zamkniętej kopercie opisanej „Cyfrowe usługi publiczne w Gminie Pieniężno”.

Za ofertę złożoną w terminie uznaje się datę i godzinę wpływu do Urzędu Miejskiego w Pieniężnie. Wyniki postępowania zostaną opublikowane na stronie internetowej bip.pieniezno.pl

8.             Istotne dla stron postanowienia, które zostaną wprowadzone do treści zawartej umowy:

1)   termin realizacji umowy — zgodnie z ogłoszeniem

2)   Kary - Ustala się kary umowne w następujących wypadkach i wysokościach:

a)    Zamawiający zapłaci Wykonawcy karę umowną:

·      Za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę wskutek okoliczności, za które odpowiada Zamawiający - w wysokości 10% wynagrodzenia umownego;

·      Za opóźnienie w dostarczeniu danych wskazanych w pkt. 2 - w wysokości 2% wynagrodzenia umownego za każdy dzień opóźnienia

b)    Wykonawca zapłaci Zamawiającemu karę umowną:

·      Za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego wskutek okoliczności, za które odpowiada Wykonawca - w wysokości 10% wynagrodzenia umownego,

·      Za opóźnienie w wykonaniu umowy - wysokości 2 % wynagrodzenia umownego za każdy dzień opóźnienia.

c)    Powyższe kary umowne nie wyłączają możliwości dochodzenia przez Wykonawcę i Zamawiającego odszkodowania przewyższającego ich wysokość aż do wysokości faktycznie poniesionej szkody,

d)    Zamawiający jest zobowiązany zapłacić Wykonawcy odsetki ustawowe za opóźnienie za każdy dzień opóźnienia w uregulowaniu wynagrodzenia.

3)   Wynagrodzenie — zgodnie z wybraną ofertą

4)   Termin płatności — zgodnie z ogłoszeniem

9.             Wymogi co do przygotowania oferty:

1)   Oferta powinna być przygotowana na formularzu cenowym stanowiącym załącznik nr 1 do niniejszego zapytania.

2)   O wynikach konkursu Zamawiający zawiadomi na stronie bip.pieniezno.pl

3)   Termin zawarcia umowy zostanie wyznaczony przez Zamawiającego w informacji skierowanej do Wykonawcy wybranego do realizacji zamówienia

4)   Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyn.

Załączniki:

Załącznik nr 1 - Formularz oferty

Załącznik nr 2 - Wykaz wykonanych usług