GK.271.2.7.2016

Zaproszenie

do złożenia oferty na zadanie pn.

Administrowanie cmentarzami komunalnymi w Pieniężnie przy ul. Dworcowej

 i Cmentarnej wraz z Domem Przedpogrzebowym

1. Zamawiający:

Gmina Pieniężno

ul. Generalska 8, 14-520 Pieniężno

NIP 582 156 21 96

REGON 170748005

1. Przedmiot zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest obsługa i zarządzanie cmentarzami komunalnymi położonymi                 w Pieniężnie przy ulicy Dworcowej i Cmentarnej wraz z Domem Przedpogrzebowym, na które składają się w szczególności następujące zadania:

I . W zakresie zarządzania:

1) prowadzenie racjonalnej gospodarki miejscami grzebalnymi oraz zarządzanie Domem Przedpogrzebowym (bieżąca kontrola opłat wnoszonych za rezerwacje  miejsca na okres 20 lat, w przypadku wygaśnięcia terminu podjęcie odpowiednich działań m.in. egzekwowanie opłaty, przeznaczenie grobu do likwidacji),

2) prawidłowe, bieżące prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji cmentarnej,

3)prowadzenie całości wymaganej ustawami i zarządzeniami Burmistrza Pieniężna dokumentacji związanej z administrowaniem cmentarzem, m.in.:

a) ksiąg cmentarnych w systemie tradycyjnym,

b) rejestru przyjęcia zwłok i ich wydania,

c) księgi wykonywanych robót na cmentarzu,

d) dokumentacji finansowej,

4) oznakowanie kwater,

5)dokonywanie uzgodnień w zakresie organizacji pogrzebu wykonywanego przez firmy pogrzebowe,

6) pełnienie nadzoru nad robotami wykonywanymi bezpośrednio na terenie cmentarza i jego obiektach przez podmioty świadczące usługi pogrzebowe,

7) egzekwowanie od wykonawców usług pogrzebowych utrzymania porządku oraz usuwania nadmiaru ziemi w przypadku wykonania grobu murowanego,         

8) wyznaczanie miejsc pod grób oraz miejsc przyszłych pochówków,

9) przyjmowanie zwłok do pochowania na cmentarzu komunalnym pod warunkiem przedstawienia karty zgonu, zawierającej adnotacje urzędu stanu cywilnego o zarejestrowaniu zgonu, 

10) przyjmowanie zwłok do kaplicy w godzinach pracy biura obsługi cmentarza (biuro czynne w dni robocze od godz. 7.00 do godz. 15.00). Administrator zapewnia możliwość kontaktu z pracownikiem administracyjno-technicznym poza godzinami pracy biura. Informacja o godzinach funkcjonowania administracji powinna być wywieszona na bramach cmentarzy,

11) pobieranie opłat stałych tj. opłat z korzystania z cmentarzy zgodnie z obowiązującym cennikiem. Administrator pobrane opłaty stałe winien wpłacać w całości w terminie do dnia 10 – każdego miesiąca, za miesiąc poprzedni na konto Urzędu Miejskiego w Pieniężnie.

Administrator zobowiązany jest do ogłoszenia raz w roku w okresie do końca listopada na tablicy ogłoszeń oraz w prasie lokalnej wykazu grobów nieopłaconych i przeznaczonych do likwidacji.

12) Współpraca z PPIS w Braniewie w zakresie ekshumacji zwłok i innych zadań wynikających z obowiązujących przepisów, w tym udostępnienie cmentarzy i kaplicy na potrzeby przeprowadzania kontroli i udział w przeprowadzanych kontrolach. Administrator ponosi wszelkie koszty związane z kontrolami służb sanitarnych, jak też ponosi pełną odpowiedzialność za nieprawidłowości stwierdzone w trakcie kontroli.

II . W zakresie utrzymania cmentarza:    

1) bieżące utrzymanie czystości i porządku cmentarzy, domu przedpogrzebowego                              i chodników  wzdłuż cmentarzy, oraz pasa do 5 m za ogrodzeniem (zbieranie odpadów, zamiatanie i grabienie opadłych liści, odśnieżanie oraz posypywanie piaskiem chodnika

 i dojazdu do cmentarza oraz głównych alejek na cmentarzu, pielenie kwater żołnierzy Armii Radzieckiej),

2) systematyczne wykaszanie terenu cmentarza,

3) wykaszanie mogił zaniedbanych i przeznaczonych do likwidacji,

4) wykonywanie systematycznych konserwacji drobnych napraw obiektów, urządzeń, instalacji, ogrodzenia i nawierzchni alejek wraz z jednorazowym malowaniem pomieszczeń wewnątrz domu przedpogrzebowego (w terminie ustalonym  z Zamawiającym),

5) zapewnienie koszy na nieczystości stałe.

Zarządcę zobowiązuje się do ustawienia na terenie cmentarzy koszy w ilości:

a) przy ulicy Dworcowej minimum 2 pojemniki o pojemności 1100 l,

b) przy ulicy Cmentarnej minimum 4 pojemniki o pojemności 1100 l.

W okresie od 01 października do 31 grudnia Zarządca zobowiązany jest do ustawienia dodatkowych pojemników na odpady, w ilości:

-  1 pojemnik o pojemności 1100 l przy ulicy Dworcowej,

- 2 pojemniki o pojemności 1100 l przy ulicy Cmentarnej,

lub więcej w zależności od potrzeb uwzględniając częstotliwość wywozu.

Kosze należy odpowiednio oznakować i ustawić w różnych ogólnodostępnych miejscach na terenie cmentarzy.

W okresie od 01 marca do 30 listopada rozstawione zostaną pojemniki na odpady zielone, w tym celu zobowiązuje się Zarządcę do kontroli zawartości pojemników, tj. w pojemnikach nie mogą znajdować się inne odpady niż  zielone.

W przypadku nieodpowiedniej segregacji odpadów, wobec Zarządcy wyciągnięte zostaną konsekwencje. Zarządca zobowiązany jest do złożenia deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi oraz ponosi koszty wywozu odpadów.

6) Zapewnienie możliwości korzystania z wody z istniejących ujęć na terenie cmentarza, bieżąca konserwacja i utrzymanie ujęć wody, Zarządca ponosi koszty za pobraną wodę.

7) Całoroczna pielęgnacja zieleni wysokiej i niskiej (tj. drzew i krzewów) na cmentarzu,                 dokonywanie przeglądu stanu zadrzewienia, w tym uzyskanie decyzji na wycinkę drzew oraz przeprowadzenie wycinki, wycinka gałęzi suchych i połamanych. Przed przystąpieniem do prac należy zakres ustalić z Zamawiającym.

8) kontrola stanu technicznego nagrobków i pomników oraz wzywanie właścicieli nagrobków i pomników do usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości w utrzymaniu,

9) Zarządca pokrywa koszty za zużytą energię elektryczną i innych obowiązkowych opłat związanych z funkcjonowaniem cmentarza.

 

1. Opis sposobu przygotowania oferty:

a)    Oferta powinna być przygotowana w języku polskim i napisana pismem maszynowym lub ręcznie nieścieralnym długopisem. Oferty nieczytelne nie będą rozpatrywane.

b)   Oferta winna być złożona na formularzu ofertowym przygotowanym przez zamawiającego. Wzór formularza został dołączony do niniejszego zaproszenia.

c)    Oferta powinna być napisana przez osobę lub osoby uprawnione do występowania w imieniu wykonawcy.

d)   Wszystkie miejsca, w których wykonawca naniósł zmiany, zostaną parafowane przez osobę podpisującą ofertę.

e)    Wykonawca przedstawia ofertę zgodnie z postanowieniami niniejszego zaproszenia.

f)    Każdy wykonawca może złożyć w niniejszym zamówieniu tylko jedną ofertę.

g)   Oferty można składać za pośrednictwem poczty, drogą elektroniczną lub faksem.

h)   Cena oferty musi być podana cyfrowo i słownie z wyodrębnieniem podatku VAT.

i)     Nie dopuszcza się składania ofert wariantowych.

j)     Wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty ponosi wykonawca.

1. Warunki wymagane od wykonawcy:

1)Przy realizacji przedmiotu zamówienia Wykonawcę obowiązują następujące akty prawne:

- Ustawa z dnia 31 stycznia 1959 r. o cmentarzu i chowaniu zmarłych (Dz. U. z 2015r., poz 2126)),

- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 23 marca 2011 r. w sprawie sposobu przechowywania zwłok i szczątków (Dz. U. z 2011 r., Nr 75,poz. 405),

- Rozporządzenie Ministra Infrastruktury z dnia 7 marca 2008 r. w sprawie wymagań, jakie muszą spełniać cmentarze, groby i inne miejsca pochówku zwłok i szczątków (Dz. U.

     z 2008r., Nr 48, poz. 284),

- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 7 grudnia 2001 r. w sprawie postępowania ze zwłokami i szczątkami ludzkimi  (Dz. U. z 2001r., Nr 153, poz. 1783),

- Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i Administracji z dnia 1 sierpnia 2001r. w sprawie sposobu prowadzenia ewidencji grobów (Dz. U. z 2001r., Nr 90, poz. 1013),

- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 6 grudnia 2001 r. w sprawie wykazu chorób zakaźnych, w przypadku których stwierdzenie zgonu wymaga szczególnego postępowania ze zwłokami osób zmarłych na te choroby (Dz. U. 2001r., Nr 152, poz. 1742),

- Rozporządzenie Ministra Zdrowia z dnia 11 lutego 2015 r. w sprawie wzoru karty zgonu oraz sposobu jej wypełniania (Dz. U. z 2015r., poz.231),

- Ustawa z dnia 21 sierpnia 1997r. o gospodarce nieruchomościami (t.j. z 2015r., poz. 1774),

2) Wykonawca zobowiązany jest do przeprowadzenia wizji lokalnej w miejscu wykonania zamówienia,

3) w przypadku wyboru oferty Wykonawca zobowiązany jest do przedstawienia aktualnego ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej za szkody związane

    z prowadzoną działalnością gospodarczą z minimalną sumą ubezpieczenia 50.000,0zł     (słownie: pięćdziesiąt tysięcy zł),

4) Wykonawca zobowiązany jest do zapewnienia biura obsługi cmentarza na terenie Pieniężna.

1. Dokumenty składające się na ofertę:

- formularz oferty,

- zaakceptowany projekt umowy

1. Termin i miejsce składania ofert:

Ofertę cenową należy złożyć w zamkniętej kopercie na adres Zamawiającego: Urząd Miejski w Pieniężnie, ul. Generalska 8, 14-520 Pieniężno, z oznaczeniem „Administrowanie cmentarzami komunalnymi w Pieniężnie przy ul. Dworcowej i Cmentarnej wraz z Domem Przedpogrzebowym”.

Ofertę  należy złożyć w terminie : do dnia 22 grudnia 2016. do godz. 12.00 (decyduje data wpływu do urzędu).

1. Termin wykonania zamówienia:

Od 01.01.2017 r. do 31.12.2017 r.

1. Tryb udzielania wyjaśnień:

Forma pisemna na adres: gospodarka.komunalna@pieniezno.pl lub Urząd Miejski w

Pieniężnie, ul. Generalska 8, 14-520 Pieniężno.

 

 

…………………………………………..

      [data i podpis kierownika zamawiającego]